Dieser Abschnitt beschreibt, wie Indizes und Inhaltsverzeichnisse erzeugt werden und geht auf die Vorteile einer Automatisierung dieses Prozesses ein.
Mit 3B2 lässt sich ein professioneller Index oder ein Inhaltsverzeichnis wesentlich schneller generieren, als es manuell möglich wäre. Grund hierfür ist die Automatisierungsfähigkeit von 3B2, mit der Indizes/Inhaltsverzeichnisse bei jeder Änderung im Dokument leicht aktualisiert werden können.
Die Auswahl der Begriffe für einen Index ist für die erfolgreiche Informationsermittlung besonders wichtig und muss für jedes Dokument manuell erfolgen. Sind die Begriffe festgelegt, können viele der weiteren Abläufe, wie die Kennzeichnung der Begriffe und die Referenzen, automatisiert werden. Wenn mit strukturierten Daten gearbeitet wird (z.B. SGML/XML) und die Struktur auch die Begriffe für den Index beinhaltet, ist es möglich, einen Index oder ein Inhaltsverzeichnis automatisch zu erzeugen. Da ein Inhaltsverzeichnis meist leichter zu erstellen ist, als ein Index, kann es oft auch komplett automatisch erzeugt werden.
Vorteile:
Es ist möglich, Inhaltsverzeichnisse aus Inhalten des Haupttextes zu erzeugen, wobei die Elementinhalte in einem Kontrollschema ausgewiesen werden, das über ein Dialogfenster generiert wird. Ein Inhaltsverzeichnis ist ein Textelement und wird daher genau wie alle anderen Elemente eines Dokumentes behandelt.
Ein Index wird aus einer Showstring-Referenz generiert, die in das Element übernommen oder in spezielles Markup aufgenommen wird. Dabei wird z.B. der Wert eines Attributes oder der Inhalt eines Elementes als zu indexierender Text verwendet.
Neben zusätzlichen alphabetischen Sortieroptionen nach westlichem Standard ist es möglich, einen Index jedes Mal auf den neuesten Stand zu bringen, wenn ein oder mehrere Dokumente aktualisiert werden.
Besonders SGML/XML ist für die automatische Erzeugung von Indizes und Inhaltsverzeichnissen geeignet. Diese werden in 3B2 anhand von Referenzen aus den Hauptdaten erzeugt oder anhand von Referenzen, die mit Showstrings aus den Elementen eines SGML/XML-Templates erstellt werden.
Die manuelle Erzeugung von Indizes und Inhaltsverzeichnissen kann sich als sehr aufwändig und zeitintensiv herausstellen und meist treten dabei Fehler auf. Es empfiehlt sich daher, den gesamten Prozess oder zumindest Teile davon zu automatisieren. Vorteile der Automatisierung sind u.a. Genauigkeit, Geschwindigkeit und Einheitlichkeit sowie das Wegfallen arbeitsintensiver Abläufe, was insgesamt zu einer Senkung der Kosten beiträgt.
Technische Informationen zur Generierung von Inhaltsverzeichnissen/Indizes finden Sie in der technischen Dokumentation unter documentation.3b2.com.
Siehe auch